Voicebot kosten berekenen

Met drie cijfers uit je telefooncentrale heb je een eerste raming van het maandelijkse verbruik van een voicebot. Onder de rekentool staat waar je die cijfers vindt en hoe je de uitkomst leest.

Hoe de rekentool rekent

De tool vermenigvuldigt je drie invoercijfers tot een aantal gespreksminuten per maand. Die minuten rekent hij aan drie prijzen:

Daar telt hij een Belgisch mobiel nummer bij: $ 1,25 per maand bij Twilio^[1], afgerond € 1,10. De minuutprijzen zijn sommen van spraakherkenning, taalmodel, stem, platformfee en inkomende telefonie, gebaseerd op de gepubliceerde prijzen van de bekende platformen in oktober 2026. Hoe die band tot stand komt, met de prijs per platform en de gebruikte wisselkoers, staat in wat kost een voicebot.

Dure speech-to-speech-modellen (tot ongeveer € 0,40 per minuut) zitten niet in de tool: verdubbel dan de hoge raming.

Waar haal je de invoer?

De meeste cloudtelefonie en telefooncentrales hebben een overzicht van de oproepen, vaak onder "statistieken", "gespreksgeschiedenis" of "rapporten". Neem minstens drie maanden, zodat een drukke of rustige maand het beeld niet vertekent.

1. Oproepen per maand. Tel alle inkomende oproepen, ook de gemiste en die naar voicemail gingen. Precies die gemiste oproepen zijn vaak waar een voicebot het verschil maakt.
2. Gemiddelde duur. De centrale toont meestal de gemiddelde gespreksduur van beantwoorde oproepen. Een voicebot vraagt soms iets meer door dan een collega die de beller kent, dus rond liever naar boven af.
3. Aandeel voor de voicebot. Dit is een keuze, geen meting. Laat je de voicebot alleen buiten de uren en bij bezet opnemen, tel dan hoeveel oproepen in die momenten vallen. Neemt hij elke oproep eerst op, dan is het aandeel 100%, ook als hij een deel daarna doorverbindt.

Geen statistieken? Vraag ze op bij je telecomleverancier, of hou twee weken een turflijst bij met tijdstip, duur en onderwerp.

Wat de uitkomst zegt, en wat niet

De uitkomst is een raming van het verbruik: wat de gesprekken zelf kosten. Handig om de grootteorde te kennen en offertes te toetsen.

Ze zegt niets over:

• De opzet. Gesprekken ontwerpen, kennis verzamelen, koppelingen bouwen en testen is eenmalig werk. Dat varieert van je eigen tijd bij een doe-het-zelf-platform tot een maatwerkbudget bij een bureau.
• Abonnementen en lijnen. Veel platformen vragen een maandbedrag of rekenen extra af voor meer gelijktijdige gesprekken.
• Doorverbinden. Verbindt de voicebot door, dan kan de verbinding blijven meetellen. Bland rekent bijvoorbeeld $ 0,04 tot $ 0,05 per minuut doorverbindtijd^[2].
• Uitgaand bellen. Uitgaande telefonie is duurder dan inkomende: naar een Belgische gsm ongeveer € 0,03 per minuut extra, naar een vast nummer ongeveer € 0,06^[1].
• Beheer en btw. Iemand moet gesprekken nalezen en de voicebot bijsturen, en op alles komt btw.

De uitkomst naast een telefoondienst of medewerker leggen

Een eerlijke vergelijking zet niet alleen minuutprijzen naast elkaar. Drie stappen:

1. Tel de volledige kost van de voicebot op. Verbruik uit de tool, plus abonnement en beheer per maand, plus de opzet gespreid over de periode waarin je hem wil gebruiken (bijvoorbeeld 24 maanden).
2. Bereken wat dezelfde gesprekken vandaag kosten. Voor een telefoondienst vraag je een offerte op met je eigen volume; die rekenen per oproep, per minuut of per maand. Voor een eigen medewerker vermenigvuldig je de uren die aan de telefoon opgaan met de volledige uurkost. Die uurkost haal je uit je loonadministratie of bij je sociaal secretariaat, niet uit een gemiddelde van het internet.
3. Weeg mee wat je vandaag mist. Een oproep die niemand beantwoordt, of pas twee dagen later wordt teruggebeld, kost soms een klant. Dat is moeilijk te meten, maar het aantal gemiste oproepen uit je centrale geeft een begin.

Een voicebot vervangt zelden iedereen aan de telefoon. Meestal neemt hij de eenvoudige en buitenuren-gesprekken over, en blijven mensen de rest doen. Hoe die combinatie eruitziet, lees je in voicebot of telefoondienst. Bij welk volume een voicebot weinig zin heeft, staat in wanneer je beter géén voicebot neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken ik de kosten van een voicebot?

Vermenigvuldig het aantal oproepen per maand met de gemiddelde duur en met het aandeel dat de voicebot opneemt. Dat geeft het aantal minuten. Reken die aan € 0,08 tot € 0,20 per minuut en tel er ongeveer € 1 bij voor een Belgisch nummer.

Welk percentage vul ik in bij het aandeel voor de voicebot?

Dat hangt af van wanneer hij opneemt. Alleen buiten de uren en bij bezet: het deel van je oproepen dat in die momenten valt. Neemt hij elke oproep eerst op, vul dan 100% in.

Is de uitkomst van de rekentool een offerte?

Nee. Het is een raming van het verbruik op basis van publieke prijzen. Opzet, abonnementen, beheer en btw zitten er niet in, en een leverancier kan een eigen minuutprijs hanteren.